Projektstyring af eksternt finansierede projekter
Når du ansøger om eksternt finansierede projekter, skal du følge ECE's arbejdsproces for projektstyring af eksternt finansierede projekter. En vigtig del af denne proces er udfyldelsen af et ECE Cover Letter, som skal godkendes af institutlederen, inden du sender din ansøgning.
Du kan finde oplysninger om arbejdsprocessen og downloade ECE Cover Letter her på siden.
ECE Cover Letter
Cover Letteret opdateres løbende og bør downloades fra ECE's medarbejderportal efter behov for at sikre, at den seneste version anvendes.
Cover Letteret er udarbejdet som et Excel-dokument med forskellige oplysningsfelter, der skal udfyldes. Nogle af felterne er obligatoriske, såsom projektets overhead eller grant source. Andre felter er valgfri og skal kun udfyldes, hvis de er relevante for projektet, f.eks. i forhold til legal review eller navne på projektpartnere.
De informationer, der er indtastet i de obligatoriske felter, giver institutlederen et overblik over projektet og hjælper til at træffe en afgørelse om godkendelse af projektet. Derudover får sekretariatet de nødvendige informationer til at oprette en sag i ReAp og i WorkZone, så du som projektleder ikke selv behøver at gøre det.
På arkets forside "Read me" er der en vejledning til, hvordan du udfylder cover letteret korrekt, herunder en beskrivelse af, hvad de enkelte oplysningsfelter skal indeholde.
Kriterier for budgetgodkendelse
Cover Letteret indeholder to rød-gul-grøn stoplys indikatorer, hvor ét er for budgettet på både institutniveau og ét på projektniveau.
RØD/GUL/GRØN
Hvis begge indikatorer er grønne:
- Budgettet anses som værende sundt, og du kan indsende Cover Letteret til endelig godkendelse hos institutlederen.
- Du bør dog stadig informere din sektionsleder, før du indsender Cover Letteret.
Hvis indikatoren (Including Permanent staff Co-financing) er gul og indikatoren (Excluding Permanent staff Co-financing) er grøn:
- Budgettet anses hovedsageligt som værende sundt, men der er behov for at at drøfte budgettet med din sektionsleder, inden du sender Cover Letteret til godkendelse hos institutlederen.
- Du skal medsende en skriftlig begrundelse for, hvorfor medfinansiering af fast personale er nødvendig.
Hvis indikatoren (Including Permanent staff Co-financing) er rød og indikatoren (Excluding Permanent staff Co-financing) er grøn:
- Der er behov for at drøfte justeringer af budgettet med din sektionsleder.
- Efter du har foretaget de justeringer, der eventuelt er blevet aftalt med din sektionsleder, kan du indsende Cover Letteret til godkendelse hos institutlederen.
- Du skal medsende en skriftlig begrundelse for, hvorfor medfinansiering af fast personale er nødvendig.
Hvis begge indikatorer er gule:
- Der er behov for at drøfte justeringer af budgettet med din sektionsleder.
- Efter du har foretaget de justeringer, der eventuelt er blevet aftalt med din sektionsleder, kan du indsende Cover Letteret til godkendelse hos institutlederen.
- Du skal medsende en skriftlig begrundelse for, hvorfor medfinansiering af fast personale er nødvendig.
Hvis indikatoren (Including Permanent staff Co-financing) er rød og indikatoren (Excluding Permanent staff Co-financing) er gul:
- Der er behov for at drøfte justeringer af budgettet med din sektionsleder.
- Efter du har foretaget de justeringer, der eventuelt er blevet aftalt med din sektionsleder, kan du indsende Cover Letteret til godkendelse hos institutlederen.
- Du skal medsende en skriftlig begrundelse for, hvorfor medfinansiering af fast personale er nødvendig.
Hvis begge indikatorer er røde:
- Der er behov for at drøfte justeringer af budgettet med både din sektionsleder og institutlederen.
- Når du har foretaget de justeringer, der eventuelt er blevet aftalt med din sektionsleder og institutlederen, kan du indsende Cover Letteret til godkendelse hos institutlederen.
- Du skal medsende en skriftlig begrundelse for, hvorfor medfinansiering af fast personale er nødvendig.
ECE Funding oversigt
Oversigt over nogle af de bevillingsgivere og fonde, der kunne være relevante for ECE medarbejdere.
Oversigten er stadig ved at blive udarbejdet og er ikke fuldstændig.
Timestamps
00:00 – Introduction
00:29 – Project information
03:45 – Project budget and approval criteria
14:44 – Legal review
18:14 – Department process and submission
