Projektstyring af eksternt finansierede projekter
Pr. 1. september 2023 implementeres en ny arbejdsproces for godkendelse og registrering af eksternt finansierede projekter på ECE.
Formålet med den nye arbejdsproces er dels at gøre indhentningen af godkendelser og underskrifter fra institutlederen nemmere, samt sikre korrekt registrering og journalisering af projektansøgninger i WorkZone og ReAp (Research Applications).
Den største ændring i arbejdsprocessen er indførelsen af et ECE Cover Letter. Cover Letteret er en fast bestanddel af den nye arbejdsprocess, og et korrekt udfyldt Cover Letter vil fremover være en forudsætning for at få godkendt projektansøgningen af institutlederen.
RØD/GUL/GRØN Kriterier for budgetgodkendelse
Cover Letteret indeholder to rød-gul-grøn stoplys indikatorer. Ét for budgetet på både institutniveau og ét på projektniveau.
Hvis begge indikatorer er grønne, så:
- Budgettet anses som værende sundt, og du kan indsende Cover Letteret til endelig godkendelse hos institutlederen. Du bør dog stadig informere din sektionsleder, før du indsender Cover Letteret.
Hvis indikatoren (Including Permanent staff Co-financing) er gul og indikatoren (Excluding Permanent staff Co-financing) er grøn, så:
- Budgettet anses hovedsagligt som værende sundt, men der er behov for at at drøfte budgettet med din sektionsleder, inden du sender Cover Letteret til godkendelse hos institutlederen. Du skal medsende en skriftlig begrundelse for, hvorfor medfinansiering af fast personale er nødvendig.
Hvis indikatoren (Including Permanent staff Co-financing) er rød og indikatoren (Excluding Permanent staff Co-financing) er grøn, så:
- Der er behov for at drøfte justeringer af budgettet med din sektionsleder. Efter du har foretaget de justeringer, der eventuelt er blevet aftalt med din sektionsleder, kan du indsende Cover Letteret til godkendelse hos institutlederen. Du skal medsende en skriftlig begrundelse for, hvorfor medfinansiering af fast personale er nødvendig.
Hvis begge indikatorer er gule, så:
- Der er behov for at drøfte justeringer af budgettet med din sektionsleder. Efter du har foretaget de justeringer, der eventuelt er blevet aftalt med din sektionsleder, kan du indsende Cover Letteret til godkendelse hos institutlederen. Du skal medsende en skriftlig begrundelse for, hvorfor medfinansiering af fast personale er nødvendig.
Hvis indikatoren (Including Permanent staff Co-financing) er rød og indikatoren (Excluding Permanent staff Co-financing) er gul, så:
- Der er behov for at drøfte justeringer af budgettet med din sektionsleder. Efter du har foretaget de justeringer, der eventuelt er blevet aftalt med din sektionsleder, kan du indsende Cover Letteret til godkendelse hos institutlederen. Du skal medsende en skriftlig begrundelse for, hvorfor medfinansiering af fast personale er nødvendig.
Hvis begge indikatorer er røde, så:
- Der er behov for at drøfte justeringer af budgettet med både din sektionsleder og institutlederen. Når du har foretaget de justeringer, der eventuelt er blevet aftalt med din sektionsleder og institutlederen, kan du indsende Cover Letteret til godkendelse hos institutlederen. Du skal medsende en skriftlig begrundelse for, hvorfor medfinansiering af fast personale er nødvendig.
ECE Cover Letter
Cover Letteret opdateres løbende og bør downloades fra ECE's medarbejderportal efter behov for at sikre, at den seneste version anvendes.
Cover Letteret er udarbejdet som et Excel-dokument med forskellige oplysningsfelter, der skal udfyldes. Nogle af felterne er obligatoriske, såsom projektets overhead eller grant source. Andre felter er valgfri og skal kun udfyldes, hvis de er relevante for projektet, f.eks. i forhold til legal review eller navne på projektpartnere.
De informationer, der er indtastet i de obligatoriske felter, giver institutlederen et overblik over projektet og hjælper til at træffe en afgørelse om godkendelse af projektet. Derudover får sekretariatet de nødvendige informationer til at oprette en sag i ReAp og i WorkZone, så du som projektleder ikke selv behøver at gøre det.
På arkets forside "Read me" er der en vejledning til, hvordan du udfylder cover letteret korrekt, herunder en beskrivelse af, hvad de enkelte oplysningsfelter skal indeholde.
Timestamps
00:00 – Introduction
00:29 – Project information
03:45 – Project budget and approval criteria
14:44 – Legal review
18:14 – Department process and submission
