Skal du tage imod en ny medarbejder?
Sektionens opgaver INDEN første arbejdsdag
Klargør til første arbejdsdag
- Udpeg en buddy, som kan byde den nye kollega velkommen – det kan også være dig selv.
- Udarbejd introprogram for første arbejdsdag, herunder mødetidspunkt og sted.
- Sende velkomstmail fra sektionen, hvor program for første arbejdsdag og buddy præsenteres.
- Sekretariatet sender it-velkomstmail og generel velkomstmail.
- Sekretariatet sørger for bestilling af adgangskort og nøgle.
- Sekretariatet tilføjer ny medarbejder til distributionslister.
Kontorplads
- Find en kontorplads og oplys Sekretariatet om denne (Sekretariatet har overblik over ledige kontorpladser)
- Sørg for at kontorpladsen er klargjort: En standard kontorplads indeholder skrivebord, kontorstol, belysning på kontorpladsen samt skærme og dock. Hvis der mangler møbler, så kontakt Sekretariatet via ece@au.dk.
- Lav dørskilt til kontoret.
Anskaffelse af it-udstyr og telefoni
- Nærmeste leder bestiller selv evt. computer, mobiltelefon og andet it-udstyr via https://itwebshop.au.dk/.
-
Dette betales af projektet/sektionen. Læs retningslinjer her.
- Der bestilles som udgangspunkt altid standardudstyr, medmindre andet aftales specifikt med sektionsleder.
- Har man særlige faglige behov (herunder for Mac-computer), kan man ansøge sektionslederen om yderligere.Der er ikke mulighed for at medfinansiere et køb, eksempelvis hvis man ønsker en større iPhone.
- Hvis der er bestilt mobilabonnement, skal mobiltelefonnummeret sendes til ece@au.dk, så det kan lægges i PURE.
Planlægning af opstartsperiode
- Planlæg opstartsperiode for ny medarbejder, herunder:
- Indkald til sektionsmøder og andre relevante møder
- Indkald til jævnlige 1:1 møder med nærmeste leder den første tid
- Book intromøde med institutleder, hvis relevant.
Sektionens opgaver den FØRSTE arbejdsdag
- Byd den nye kollega velkommen – husk at aftale mødetid og -sted
- Planlæg evt. fælles morgenmad og/eller frokost i sektionen/gruppen
- Vis den nye kollega rundt i relevante lokaler og kantinen
- Afhent af adgangskort og nøgle i Sekretariatet
- Afhold opstartsmøde med nærmeste leder om opgaver, forventninger, kommende arrangementer m.m.
- Planlæg møder med relevante kolleger
- Sekretariatet indkalder ny medarbejder til først kommende ECE Onboarding Meeting
De første tre måneder
De første tre er den periode, hvor den nye medarbejder danner sig et indtryk af, hvordan det reelt set er at være på arbejdspladsen, kulturen, netværk og opgaver. Sørg for at tænke dette ind i introduktionsprogrammet.
Som afslutning på de første tre måneder afholdes en tremånederssamtale, hvor nærmeste leder og den nye medarbejder evaluerer den første tid.
Særligt for internationale
Lær Dansk - Alle internationale medarbejdere tilbydes danskundervisning. Der startes nye hold ved hver semesterstart.
Getting Started in Denmark - Opfordre den internationale medarbejder til at deltage i Getting Started in Denmark-arrangementet, hvor man får CPR-nummer, skattekort, og EU-opholdsbevis samt vigtig information om praktiske forhold ved ankomst.
Kulturen - ved introduktion til internationale medarbejdere bør der være et særligt fokus på kulturen: uskrevne regler, normer og værdier på arbejdspladsen. Overvej derfor hvordan kulturen er hos jer og italesæt det, da der ikke er noget, der er selvfølgeligt for nye internationale medarbejdere.
Familien - hvis der er medfølgende familie kan dette have stor indflydelse på medarbejderens trivsel. Spørg ind til familien og sørg for, at de har adgang til den hjælp og de ressourcer, der måtte være behov for.
Vær opmærksom på, om der kommer medfølgende familie, der skal tages særligt hånd om, og som kan drage nytte af særlige tilbud fra International Staff Office Expat Partner Programme samt Relocation Service allerede før ankomst.
- Læs mere på internationalstaff.au.dk eller kontakt International Staff Office.
Oplæring og instruktion
Arbejdspladsen har en lovmæssig forpligtelse, når det kommer til at sikre, at den nyansattes arbejde er sikkert og sundt.
I Arbejdstilsynets vejledning om oplæring og tilsyn med arbejdet hedder det bl.a.:
Arbejdsgiveren skal sørge for, at den ansatte får en tilstrækkelig og hensigtsmæssig oplæring og instruktion i at udføre arbejdet på en farefri måde. Arbejdsgiveren skal herudover sørge for at føre effektivt tilsyn med, at den ansatte rent faktisk udfører arbejdet sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt og følger instruktionerne (...)
På AU vil arbejdsgiveren som regel udpege en person eller flere til at sikre, at der bliver givet den fornødne oplæring og instruktion til de ansatte - tilpasset arbejdsforholdene og de ansattes behov
- Læs mere om AU's arbejdsmiljøorganisation