• Hvis arrangementet er for mindre end 20 deltagere, kan det være en god idé at invitere deltagerne via en mødeindkaldelse i Outlook. Med få deltagere er det i Outlook relativt nemt at få et overblik over, hvem der har accepteret, accepteret foreløbigt eller afvist mødeindkaldelsen.
• Hvis arrangementet er for mere end 20 deltagere, kan det være en god idé at oprette en tilmeldingsside, hvor deltagerne kan registrere sig. En tilmeldingsside giver bedre overblik over mange deltagere og samtidig mulighed for fx at indsamle yderligere informationer om deltagerne. Sekretariatet kan hjælpe med at oprette en tilmeldingsside i Conference Manager. For at få hjælp til at oprette en tilmeldingsside, udfyld denne formular: Content Template for events - ConferenceManager, og indsend til fhm@ece.au.dk.

Hvis du vælger at oprette en tilmeldingsside, anbefaler vi ikke, at du samtidig indkalder dine deltagere til arrangementet via en mødeindkaldelse i Outlook.
Vores erfaring er, at det forvirrer deltagerne at skulle ”tilmelde sig to steder”, og at de således glemmer at registrere sig på tilmeldingssiden, hvis de allerede har accepteret en mødeindkaldelse til arrangementet i Outlook. Når deltagerne tilmelder sig via tilmeldingssiden, kan de vælge at få tilsendt en mødeindkaldelse sammen med deres tilmeldingsbekræftelse.

• Hvis dit arrangement er for interne deltagere, kan det være relevant at markedsføre på medarbejderportalen og i ECE’s nyhedsbrev.
• Hvis dit arrangement er for eksterne deltagere, kan det være relevant at markedsføre på ECE’s eksterne hjemmeside (www.ece.au.dk), samt via ECE’s sociale medier.

Hvis du ønsker at tiltrække flere deltagere til dit arrangement, betaler det sig at være ude i god tid.

For hjælp til markedsføring af et arrangement, send en mail til lonem@ece.au.dk

Sekretariatet kan hjælpe med at udsende information til deltagerne i dit arrangement, fx gennem Conference Manager (hvis du har valgt at oprette en tilmeldingsside), gennem en mødeindkaldelse i Outlook eller via mail.

Vær opmærksom på at sekretariatet kun hjælper med videreformidling. Du skal derfor selv udarbejde den tekst, du gerne vil have videreformidlet.

For hjælp til mere avancerede kommunikationsopgaver såsom presseopgaver og grafik, kontakt TECH’S kommunikationsansvarlige.

Hvis du ønsker at afholde et online- eller hybridarrangement, er du selv ansvarlig for at oprette link til streaming samt opsætte eventuelt udstyr.

For teknisk hjælp, kontakt Nat-Tech IT-support.

Hvis arrangementet finder sted uden for almindelig åbningstid (kl. 8-16), orientér da venligst bygningsdriften for at sikre adgang til bygningerne samt at alarmerne ikke går i gang.

Hvis der er tale om et arrangement, hvor der vil være flere personer i bygningen end normalt, orientér da venligst rengøringen, så de ved, at der kan være behov for ekstra rengøring.

Kontaktoplysninger til bygningsdriften og rengøringen for IT-Byen og Nat-Techs andre lokationer kan findes her - vælg IT-byen

Større arrangementer, fx konferencer, kræver meget forberedelse. Hvis du planlægger at afholde en konference, kan du med fordel tage et kig på Events og Kommunikationsstøttes Konferencehåndbog for at finde ud af, hvad du skal være opmærksom på.

Du kan få rådgivning om planlægning af konferencer og arrangementer hos Events og Kommunikationsstøtte.